Программа Внутренний аудит и мониторинговые исследования в учреждении на 2012-2015 годы»

Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного  округа – Югры «Дом-интернат для престарелых и инвалидов «Дарина»

ПРОГРАММА

«ВНУТРЕННИЙ АУДИТ И МОНИТОРИНГОВЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ

НА 2012-2015 ГОДЫ»

Автор:

Самарина Е.Ю.,

заведующий организационно-

методическим отделением

Советский

2012

I .   ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

1.1. Общие положения

Разработка, введение в действие и поддержание в рабочем состоянии системы менеджмента качества (СМК) повышает конкурентоспособность и престиж бюджетного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Дом-интернат для престарелых и инвалидов «Дарина» (далее Учреждение). СМК является свидетельством того, что система управления качеством стабильно обеспечивает удовлетворение   запросов клиентов Учреждения к качеству предоставляемых социальных услуг.

Необходимым элементом СМК является программа внутренних аудитов и мониторинговых исследований (далее Программа), направленная на  выявление  областей для улучшения, повышение эффективности развития Учреждения.

Внутренние аудиты и мониторинговые исследования функционирования процедур, процессов и системы управления качеством в целом обеспечивают полное достижение целей в области качества, посредством выявления областей для  своевременного проведения необходимых предупреждающих или корректирующих действий.

Результаты  мониторинговых исследований и внутренних аудитов являются необходимым условием для системного, объективного анализа эффективности и результативности  функционирования Учреждения, выявления ресурсов развития и улучшения, прогнозирования и принятия управленческих решений на краткосрочные и долгосрочные перспективы.

Внутренние аудиты СМК и мониторинговые исследования представляют ценность для руководства Учреждения  при условии, что они:

-  адекватны реальному положению дел (базируются  на фактах);

-    учитывают все существенные обстоятельства;

-  позволяют устранить причины возникновения проблем, приводящих к низкой результативности СМК.

1.2. Основные направления Программы:

Исследованиеэффективности и результативности функционирования основных и поддерживающих процессов и СМК.

Исследование уровня удовлетворенности клиентов Учреждения качеством предоставляемых услуг.

Исследование  репутации Учреждения среди социальных учреждений автономного округа.

Исследование результативности опытно-экспериментальной и инновационной работы.

Исследование реализации мероприятий по программе «Университет третьего возраста»

1.3. Объем Программы учитывает:

Размер, виды и сложность структуры проверяемой деятельности.

Стандарты, законодательные, нормативные и контрактные требования,  и другие критерии аудита.

Область, цели и продолжительность каждого осуществляемого аудита.

Частоту проводимых аудитов.

Количество, важность, комплексность, степень сходства структурных подразделений, подлежащих аудиту.

Потребности в сертификации деятельности Учреждения.

Заключения по результатам предыдущих аудитов.

Существенные изменения в  деятельности Учреждения.

1.4. Объектами аудитов и мониторинговых исследований являются:

1) СМК;

2) основные и поддерживающие процессы;    

3) процедуры (составные части основных и поддерживающих процессов);

4) социальные услуги;

5) репутация Учреждения;

6) результативность опытно-эксперименталной и инновационной работы;

7) результативность обучения граждан пожилого возраста по программе «Университет третьего возраста».

1.5. Предмет  исследования:   

1) Результативность и эффективность функционирования СМК, выявление резервов для  ее улучшения и развития.

2) Документирование  СМК в соответствии с требованиями  стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

3) Соответствие поставленных целей на текущий период и достигнутых результатов по основным и поддерживающим процессам.

4) Исполнение   корректирующих мероприятий и  мероприятий по улучшению.

5) Взаимодействие, порядок и полнота выполнения действий, предписанных процедурой, взаимодействие процедур одного процесса.

6) Исполнение Программы развития Учреждения.

7) Ресурсы для улучшения (кадровые, материально-технические, информационные).

8) Информационные и аналитические материалы вышестоящих органов об оценке деятельности Учреждения.

9) Информация в СМИ о деятельности Учреждения.

Отзывы социальных партнеров о взаимодействии с Учреждением.

Оценка Попечительского совета о деятельности Учреждения.

Предложения Совета самоуправления  по повышению эффективности деятельности Учреждения.

Статистические и аналитические материалы о деятельности структурных подразделений.

Контингент клиентов Учреждения.

Сведения об эффективности и результативности опытно-экспериментальной и инновационной работы.

Качество предоставляемых социальных услуг гражданам пожилого возраста и инвалидам в условиях учреждения стационарного типа.

Способы обеспечения и  поддержания обратной связи с клиентами Учреждения.

1.6. Нормативной основой программы являются нормативно-правовые документы РФ, Правительства ХМАО-Югры, вышестоящих органов,  стандарты Учреждения, устанавливающие требования к качеству социального обслуживания.

Руководитель Учреждения ежегодно устанавливает  периодичность сбора и обработки материалов исследования, утверждает годовые планы внутренних аудитов и мониторинговых исследований.

II . ЦЕЛИ ПРОГРАММЫ

Цель программы: Исследование способности Учреждения обеспечивать гражданам пожилого возраста и инвалидам условия жизнедеятельности и социально-медицинской реабилитации, соответствующие требованиям к качеству, установленным государственными стандартами, вышестоящими органами и стандартами Учреждения.

III . ЗАДАЧИ ПРОГРАММЫ

3.1.  Задачи программы:

1.  Повысить качество менеджмента, посредством измерения результатов,  принятия решений, основанных на фактах, выявления неиспользуемых ресурсов, способных повысить эффективность и результативность  функционирования Учреждения. 

2.  Выявление  областей для улучшения социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов  в условиях Учреждения стационарного типа и принятие своевременных мер по удовлетворению их потребностей, постпредством поддержания системной обратной связи с сотрудниками и клиентами Учреждения.

3.  Своевременно проводить корректирующие и предупреждающие мероприятия, обеспечивающие улучшение функционирования процессов и СМК в целом.

4.  Выявление перспективных направлений развития  СМК и Учреждения в целом.

IV . РЕСУРСЫ ПРОГРАММЫ

Для реализации программных мероприятий необходимо обеспечение методическими, кадровыми, материально-техническими, финансовыми  ресурсами.

4.1. Методические ресурсы

Основными методами проведения аудита являются:

-  опросы работников и проживающих граждан : устные, письменные, очные, заочные, выборочные, сплошные, при необходимости используются чек-листы;

-  интервью (групповые, индивидуальные) сбор информации проводится непосредственно интервьюером со слов респондентов;

-   наблюдения за деятельностью , окружающей производственной средой и условиями работы (состояние рабочих мест, оборудование и средства измерения, регистрация данных о качестве, поведение сотрудников, места отдыха клиентов и др.);

-  анализ документов:  политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции,  лицензии       и разрешительные документы, статистические,  информационные и аналитические материалы,  контракты,  заказы  и т.д.;

- контент-анализ (качественно-количественный анализ массивов документов с целью получения достоверной информации об объективной реальности); 

- эффект панели (повторяющийся сбор данных у одной группы через равные промежутки времени);

- социологические исследования ;

- доказательство ;

- оценивание;

- полуформализованное интервью ( интервьюер (специально подготовленный человек) задает вопросы респонденту, руководствуясь определенной целью и тактикой, используя анкету, в которой фиксируются ответы респондентов), если респонденту неясен смысл вопроса, интервьюер может перефразировать вопросы, поменять их местами, задать дополнительные вопросы, приспосабливаясь к индивидуальности опрашиваемого, беседа ведется в разговорном стиле.

4.2. Кадровые ресурсы

4.3.   Материально-технические ресурсы

Для реализации программных мероприятий аудиторы обеспечиваются  компьютерной техникой, принтерами, сканерами, телефонной связью, доступом в Интернет.

4.4.   Финансовые ресурсы

В Учреждении имеются необходимые финансовые ресурсы для:

- обеспечения группы внутренних аудиторов необходимыми нормативно-правовыми и регламентирующими документами;

- проведения корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита (согласно сметы расходов Учреждения на текущий период);

- обучения сотрудников на курсах повышения квалификации по вопросам организации и проведения внутреннего аудита и мониторинговых исследований;

- стимулирования сотрудников за качественное выполнение должностных обязанностей в соответствии с требованиями СМК Учреждения.

V . МЕХАНИЗМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММЫ

Процедура планирования, подготовки и проведения внутренних аудитов (проверок) нормирована  стандартом  Учреждения  СТУ 01-12  «Внутренние аудиты».

5.1. План внутренних аудитов Учреждения разрабатывается по принципу   сквозных процессов.  Данный принцип обеспечивает системный аудит всех процессов и подпроцессов, функционирующих в различных структурных подразделениях, на соответствие  установленным к ним  требованиям.

5.2. Цели программных аудитов основываются на рассмотрении:

-  требований  СМК Учреждения к процессам (на основании разработанных параметров оценивания,   количественных и качественных критериев);

-  регламентирующих, законодательных  и нормативно-правовых  требований;

-  необходимости оценки поставщиков;

-  требований потребителей;

-  репутации учреждения как надежного и гарантированного поставщика качественных социальных услуг.

5.3. Годовые планы внутренних аудитов и мониторинговых исследований разрабатываются с учетом трудозатрат на сбор и обработку информации, сроков и форм представления результатов мониторинговых исследований, ответственных за  исполнение, коммуникативных связей (кому предоставляется информация для согласования, утверждения, анализа) и являются приложением к плану работы учреждения на текущий год.

5.4. Ответственный исполнитель за проведение мониторинговых исследований обеспечивает хранение результатов на бумажном и электронном носителях, проводит сравнение полученной информации с аналогичной, полученной раннее.

5.5. Результаты мониторинговых исследований  доводятся до сведения руководства Учреждения и по запросу направляются в вышестоящие органы.

5.6. Результаты внутренних аудитов рассматриваются  на заседании Совета по качеству раз в полугодие.

VI . СОДЕРЖАНИЕ ПРОГРАММЫ

Этапы реализации программных мероприятий:

I этап – подготовительный  - январь

II этап – основной – февраль - ноябрь

III этап – аналитический  -  декабрь

VII.  КОНТРОЛЬ И УПРАВЛЕНИЕ ПРОГРАММОЙ

Контроль и управление программой в соответствии со стандартом Учреждения  «Внутренние аудиты» осуществляется представителем высшего руководства по СМК.

VIII.  ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

Реализация программных  мероприятий способствует:

-  повышению качества менеджмента: снижению рисков процессов административного управления, повышения эффективности управления ресурсами и снижению непроизводительных затрат, определению потребности в финансовых, человеческих, технологических и информационных ресурсах; обеспечению качественного документооборота,  своевременного измерения, анализа, улучшения;

-  повышению качества предоставляемых социальных услуг;

-  предвосхищению ожиданий клиентов;

-  повышению ответственности и дисциплинированности персонала;

-  повышению удовлетворенности результатами работы сотрудников Учреждения;

-  повышению имиджа  Учреждения и получению преимущества перед другими учреждениями при формировании государственного или любого другого заказа;

-  упрощению и удешевлению процесса получения лицензий или разрешений;

Краткосрочная стратегия  программы (1 год) направлена на повышение удовлетворенности клиентов.

Среднесрочная (2-3 года)  направлена на совершенствование процессов.

Долгосрочная (свыше 3-х лет) направлена на кадровое развитие и развитие инфраструктуры Учреждения.

Приложение 1

к программе внутренних аудитов

и мониторинговых исследований 

Бюджетное учреждение   Ханты-Мансийского автономного округа – Югры 

«Дом – интернат для престарелых и инвалидов «ДАРИНА»

ПЛАН

МОНИТОРИНГОВЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ